(趣旨)

第1条　この規程は，法令その他に特別の定めがあるものを除くほか，本庁における文書事務の処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(文書事務の処理の原則)

第2条　すべて職員は，文書事務を迅速かつ適確に処理しなければならない。

(文書事務の総括及び指導)

第3条　総務課長は，文書事務を総括する。

(課長及び係長の職務)

第4条　課長は，その課の文書事務が迅速かつ適確に処理されるように努めなければならない。

(文書取扱責任者及び文書整理担当者)

第5条　各課に文書取扱責任者(以下「責任者」という。)及び文書整理担当者(以下「担当者」という。)を置き，それぞれ課長補佐及び庶務担当の係長をもって充てる。

(文書の種類)

第6条　文書の種類は，次に掲げるとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書には，次の各号に規定するところにより，記号を付けなければならない。

(収受及び配付の手続)

第8条　本庁に到着した文書は，総務課において収受し，次の各号に定めるところにより，処理しなければならない。

(郵便料金未払文書等の収受)

第9条　総務課長は，郵便料金の未払又は不足の文書が到着したときは，公務に関すると認められるものに限り，必要な料金を支払って収受することができる。

(配付文書の処理)

第10条　課に配付された文書は，責任者において，次の各号に規定するところにより，処理しなければならない。

(事案の処理)

第11条　事案の処理は，すべて文書をもってするものとする。ただし，文書をもってすることができないもの及び軽易なものについては，この限りでない。

第12条　文書は，法令その他特別の定めによる場合を除き，町長名を用いるものとする。ただし，事案の内容が軽易なものについては，町名，副町長名，課名又は課長名を用いることができる。

(立案)

第13条　　課長は，その課の分掌事務について自ら企画立案して処理するものを除くほか，事務担当者に対して処理方針，処理期限等を示し，企画立案させなければならない。

第14条　　立案は，立案用紙(様式第6号)によってしなければならない。ただし，次の各号に掲げるものについては，この限りでない。

(文書の返付及び督促)

第15条　軽易な不備その他の理由によって返付を要する文書には返却用紙(様式第9号)を，報告，回答等を督促する場合には督促用紙(様式第10号)を用いなければならない。

(文書の添付の省略)

第16条　統計書，予算書，諸規程その他の図書及び印刷物等を寄贈参考等のために送付しようとする場合は，特に必要がある場合を除いては，文書省略印(様式第11号)を押印して文書の添附を省略することができる。

(立案上の留意点)

第17条　文書の立案は，次の各号に掲げる要領によるものとする。

(決裁区分の表示)

第18条　立案した文書(以下「立案文書」という。)には，次の各号に掲げる決裁区分を記入しなければならない。

(立案文書の整備)

第19条　立案文書は，次の各号により整備しなければならない。

(回議)

第20条　立案文書の回議の順序は，別に定める決裁の順序によらなければならない。

(回議文書の処理)

第21条　回議を受けた立案文書(以下「回議文書」という。)は，遅滞なく処理しなければならない。ただし，処理に時間を要する場合は，立案者にその旨を通知しなければならない。

(回議文書の再回)

第22条　他の課から受けた回議文書について，その処理のてん末を知ろうとする場合は，回議文書の欄外に「要再回何課」と朱書し，処理後再回を受けた場合は，そのかたわらに認印して，これを返付しなければならない。

(回議文書の写しの請求)

第23条　他の課から受けた回議文書について，その浄書の写しを必要とする場合は，回議文書の欄外に「要写し何通何課」と朱記し，これを請求することができる。

(決裁年月日等の記入)

第24条　決裁された立案文書(以下「決裁文書」という。)は，立案者において，決裁年月日を記入しなければならない。

(総務課長の審査)

第25条　町又は町長名で発する文書については，総務課長が審査しなければならない。

(発送番号簿及び令達番号簿)

第26条　総務課においては決裁文書により，文書発送番号簿又は令達番号簿に文書件名等を登記するとともに，当該決裁文書に文書番号又は令達番号及び日付けを記入するものとする。

(文書の浄書及び照合)

第27条　決裁文書は，原則として主務課において浄書し，及び照合するものとする。ただし，主務課で浄書，印刷できないものは，外注とする。

(公印の押印)

第28条　浄書した文書には，上勝町公印規程(昭和38年規程第1号)の定めるところにより，公印を押印し，かつ，契印を押印しなければならない。ただし，軽易なものについては，公印及び契印の押印を省略することができる。

(文書の発送)

第29条　前条の文書(以下「発送文書」という。)は，原則として，総務課で発送するものとする。

(電報の発信)

第30条　電報は，総務課において発信する。

(到着した文書の処理)

第31条　宿日直員は，到着した文書については，次の各号に規定するところにより，処理しなければならない。

(発送する文書の処理)

第32条　宿日直員は，発送する文書については，次の各号に規定するところにより，処理しなければならない。

(公印の取扱い)

第33条　宿日直員は，次の各号に掲げる要件を欠く場合は，その保管する公印箱を開き，又は公印を使用させてはならない。

(完結文書の分類)

第34条　完結文書の分類は，別表第1に掲げるとおりとする。

(完結文書の保存期間)

第35条　完結文書の保存期間は，次の各号に掲げるとおりとし，その区分標準は，別表第2に掲げるところによる。ただし，別に定めがあるものは，この限りでない。

(編さん及び製本)

第36条　完結文書は，主務課において，別表第1の文書分類表の第3分類及び保存期間ごとに，次の各号に規定するところにより編さんし，及び製本しなければならない。ただし，保存期間が1年の完結文書については，この限りでない。

(完結文書の引継ぎ等)

第37条　各課に保管している完結文書のうち，5年以上保存を必要とするものについては，暦年で編さんしたものは，処理完結の年の翌々年中に会計年度で編さんしたものは，処理完結の年度の翌年度中に総務課長に引き継がなければならない。ただし，秘密文書その他事務の処理上特に必要なものについては，総務課長と協議して必要な期間中，各課で保存することができる。

(文書保存台帳)

第38条　総務課長は，完結文書の引き継ぎを受けた場合は，文書保存台帳(様式第19号)に，所要事項を記入して，書庫に保存しなければならない。

(保存文書の閲覧)

第39条　保存文書を閲覧しようとする者は，保存文書貸出カード(様式第20号)に所要事項を記入し，押印のうえ，総務課長の承認を受けなければならない。

(保存期間の変更)

第40条　主務課長は，保存文書の保存期間の変更の必要が生じた場合には，速やかに総務課長にその旨を通知しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第41条　総務課長は，保存期間の経過した保存文書については，主務課長に協議のうえ廃棄するものとする。

(文書又は図書の庁外持出しの制限)

第42条　すべての文書及び図書は，庁外に持ち出してはならない。ただし，公務のために必要がある場合において，その文書又は図書を保管する課長の承認を得たとき，又は火災その他非常災害に際しその保全のために庁外に持ち出す場合は，この限りでない。

(文書又は図書の閲覧)

第43条　職員以外の者で文書又は図書の閲覧を請求する者がある場合は，その文書又は図書を保管する課長において，さしつかえがないと認めるものに限り，閲覧させることができる。

(口頭又は電話受付)

第44条　口頭又は電話による業務連絡及び通知を受けた場合において，口頭のみによる伝達はしてはならない。

(禁口伝票の利用)

第45条　原則と口頭による業務上の指示又は連絡を廃止し，軽易な指示，連絡はすべてこの禁口伝票をもって行わなければならない。

(補則)

第46条　この規程の施行に関し必要な事項は，町長が別に定める。