○上勝町議会事務局処務規程
昭和39年1月20日
議会規程第1号
目次
第1章 総則(第1条―第7条)
第2章 事務の専決及び代決(第8条―第10条)
第3章 文書の収受及び処理
第1節 収受文書の処理(第11条―第13条)
第2節 文書の処理(第14条―第18条)
第4章 公文例式(第19条―第22条)
第5章 文書の整理及び保存(第23条―第29条)
第6章 物品取扱(第30条)
第7章 服務心得(第31条―第33条)
第8章 補則(第34条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は，上勝町議会事務局(以下「事務局」という。)の処務に関し必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 「町」 上勝町をいう。
(2) 「役場」 上勝町役場をいう。
(3) 「議会」 上勝町議会をいう。
(4) 「事務局長」 上勝町議会事務局長をいう。
(5) 「職員」 上勝町議会事務局職員をいう。
(6) 「文書」 上勝町議会事務局において接受し，発送し，又は保管するすべての公文書(官報，公報その他の刊行物を含む。)及び簿冊類をいう。
第3条 事務局長は，議長の命を受け，議会の庶務を掌理する。
2 事務局長に事故があるときは，上席の主任がその事務を代行する。
3 職員は上司の命を受け，事務に従事する。
第4条 主任は，事務局長の命を受け事務を分掌する。
(係)
第5条 事務局に次の係を置く。
(1) 庶務係
(2) 議事係
(3) 調査係
(分掌事務)
第6条 各係の分掌事務は，次のとおりとする。
(1) 庶務係
ア 議員名簿の作成(履歴簿，役員簿，勤務年数調を含む。)に関すること。
イ 文書物件の収受，発送，保管に関すること。
ウ 公印の保管に関すること。
エ 議員の出欠(出席簿の作成，保管，欠席届の受理)に関すること。
オ 議員の報酬，費用弁償に関すること。
カ 議会費の予算要求並びに物品，消耗品等の受理連絡等に関すること。
キ 儀式，交際に関すること。
ク 慶弔に関すること。
ケ 議会の公報資料に関すること。
コ 図書室の整備，管理に関すること。
サ 議長会に関すること。
シ 職員の任免，給与，賞罰及び身分に関すること。
ス 職員の服務及び規律，厚生に関すること。
(2) 議事係
ア 議事日程及び諸般の報告に関すること。
イ 議案，請願，陳情の収受，配付，送付に関すること。
ウ 議会の本会議の議事に関すること。
エ 議会における選挙に関すること。
オ 会議次第の記録に関すること。
カ 会議録，決議録の調製，保管に関すること。
キ 議会の傍聴人に関すること。
ク 議場その他委員会室の管理，取締に関すること。
ケ 委員会に関すること。
コ 委員会の記録調製に関すること。
サ 公聴会に関すること。
(3) 調査係
ア 条例，規則の制定，改廃に関すること。
イ 議会関係諸規定の制定，改廃に関すること。
ウ 請願，陳情，建議及び意見書等に関すること。
エ 各議案審議に必要な資料の収集に関すること。
オ 事業，事務の調査，検査に関すること。
カ 統計資料の作成に関すること。
キ 各種行政に関する世論，情報の収集整理に関すること。
ク 各種法規の調査，研究に関すること。
第7条 議長は，特別の必要があるときは，前条の規定にかかわらず，特定の事務につき，特別の分掌を定めることができる。
第2章 事務の専決及び代決
(事務の決裁)
第8条 議会の事務は，議長が決裁する。
(代決等をした事務の後閲)
第9条 事務局長は，代決若しくは代理をした事務については，軽易な事項を除き後閲に供しなければならない。
(事務局長の専決事項)
第10条 次の事項は，事務局長において専決することができる。
(1) 職員の諸給与に関すること。
(2) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。
(3) 職員の休暇及び私事旅行の許否並びに除服出勤に関すること。
(4) 見積金1口5,000円未満の物品の購入，諸車借上及び臨時傭入に関すること。
(5) 会議録その他の印刷に関すること。
(6) その他軽易な事項の処理に関すること。
第3章 文書の収受及び処理
第1節 収受文書の処理
(文書の受付及び配付)
第11条 事務局に到着した文書の受付及び配付は，次の各号の定めるところによる。
(1) 一般文書は，開封の上，文書件名簿に記載し，収受月日及び番号を付し，事務局長を経て議長の閲覧に供しなければならない。ただし，ことの軽易なものは文書件名簿の記載を省略することができる。
(2) 電報は，電信処理票により，文書件名簿に記載しなければならない。
(3) 親展文書及び秘密文書は，封緘のまま親展文書配付簿に記載し，議長及び副議長あてのものは事務局長に，その他のものは名あて人に交付して，その受領印を受けなければならない。
(4) 現金，金券等は，金券交付簿に記載し，議長及び副議長あてのものは事務局長に，その他のものは名あて人に交付して，その受領印を受けなければならない。
(口頭及び電話による収受事項の処理)
第12条 口頭又は電話によって受理した事件は，口頭(電話)処理票に記載して前条第1号に定める手続をとらなければならない。
(訴訟，異議申立書等の収受)
第13条 訴訟書，異議申立書その他収受の日時が権利の消長に関係のある文書は，その封皮に「収受の日時」を記入し，取扱者がこれに印を押して，その文書に添付しておかなければならない。
第2節 文書の処理
(処理の原則)
第14条 文書を受理したときは，事務局長は，自ら処理するものを除き，職員にその処理の要領を指示して，処理させなければならない。
2 受理した事件は，直ちに調査し，特別の事由があるものを除き，即日処理しなければならない。
3 前項の事件で重要又は異例のものについては，事務局長は，その処理につきあらかじめ議長の指揮を受けなければならない。
(回議書)
第15条 事務の処理は，起案回議用紙に処理案の標題を書き，理由又は説明を簡明に記述し，関係法令その他参考となる事項を附記し，及び必要に応じて関係書類を添付して議長の決裁を受けなければならない。ただし，議長及び副議長ともに事故があって決裁を受けることができないときは，事務局長において代決することができる。
2 事務局長は，前項の規定により代決した事件については，遅滞なく議長に報告して，追認を受けなければならない。
3 定例的な照会，回報又は軽微な事件を処理するときは，第1項の規定にかかわらず，起案回議用紙によらないことができる。
(決裁文書の処理)
第16条 決裁済みの回議書(以下「決裁文書」という。)には決裁年月日を記入し，令達番号簿又は文書件名簿によって記号番号及び年月日を記入しなければならない。
(緊急処理の特則)
第17条 緊急な事件で正規の手続によって起案するいとまがないときは，上司の指示を受け，便宜処理をすることができる。
2 前項の規定により便宜処理をした事件は，処理後直ちに正規の手続をとらなければならない。
(発送文書)
第18条 発送を要する文書は，決裁文書によって浄書及び校合し，決裁文書の所定欄に発送日を記入して取扱者が印を押さなければならない。
第4章 公文例式
(令達の種類)
第19条 令達の種類は，次のとおりとする。
(1) 告示 町内の全部又は一部に公示するもの
(2) 達甲 議会の内部又は職員に対して発する指示，命令等で将来例規となるもの
(3) 達乙 議会の内部又は職員に対して発する指示，命令等で一時又は一事件に限って指揮命令するもの
(4) 達丙 法人その他の団体及び個人に命令するもの
2 令達文書の記号は，告示については「議会名」を，その他のものについては「議」をそれぞれ冠するものとする。
(文書の署名)
第20条 文書の署名は，次の各号によるものとする。
(1) 一般文書は，議長の職名及び氏名を用いる。ただし，都道府県，市町村等地方公共団体との間に往復するもの又は軽易なものについては，議長の職名又は議会名を用いること。
(2) 議会の議決又は委員会条例の規定によって委員会名又は委員長名をもって発送する文書は，当該委員会名又は委員長の職氏名を用いること。
(公印及び契印)
第21条 発送文書には，上勝町議会「公印」及び「契印」を押さなければならない。
(文書の取扱心得)
第22条 すべて文書は，事務局長の指示を受けなければこれを他人に示し，又は内容をもらし，若しくはその謄本を他人に与えてはならない。事務局外に持ち出す場合も同じとする。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の編集)
第23条 完結した文書は，文書編集類目により，当該簿冊に編集しなければならない。
2 簿冊は，保存年限別とし，表装を施し，かつ，表紙を付けるものとする。
3 簿冊には，1冊ごとに文書索引目録を付けるものとする。
4 1つの事件の関係文書は，往復の順序に従い，その完結に至るまで順次上から下へ綴じるものとする。
5 2つ以上の編集類目に関連する文書は，関連の最も多い方の簿冊に編入しなければならない。
(文書の整理)
第24条 文書の編集は，暦年区分とする。ただし，会計に属する文書については，会計年度区分とする。
(例規の整理)
第25条 「例規」の表示がある通達その他将来の事務処理の基準とする文書は，例規綴に編集し，かつ，常に加除訂正をして現行内容を明確にしておかなければならない。
2 町の条例，規則，規程その他町の事務に関する例規は，「上勝町例規集」として別に編集しなければならない。
(文書の保存)
第26条 文書は，次に掲げる区別によってそれぞれ保存しなければならない。ただし，必要あるときは，議長の決裁を受けて年限を伸長することができる。
第1種 永久
第2種 10年
第3種 4年
第4種 2年
第5種 1年
2 部類及び保存種別は，別表に定めるとおりとする。
(保存年限の起算)
第27条 前条の保存年限は，文書完結の翌年から起算する。ただし，会計年度に属するものは，その翌年度から起算する。
(文書の廃棄)
第28条 保存文書は，議長の決裁を受けて廃棄するものとする。ただし，永久保存の文書については，5年ごとに精査し，保存する必要がないと認めるものは，廃棄することができる。
(文書の保存)
第29条 保存文書は，1年に少くとも1回は保存室外に出して手入れをし，かつ，適当な方法で防虫の措置をしなければならない。
第6章 物品取扱
(備品の保管及び整理)
第30条 事務局に備品台帳，図書台帳を備え，その保管整理をしなければならない。
第7章 服務心得
(服務の根本基準)
第31条 すべて職員は，住民全体の奉仕者として，公共の利益のために勤務し，地方公務員に関する法律，条例その他の規程に服務し，その職務遂行に当たっては，親切，丁寧かつ敏速を旨とし，全力を挙げて，これに専念しなければならない。
(本会議における服務)
第32条 本会議に出務した事務局長は，次の事項を守らなければならない。
(1) 第6条第2号の事項を処理するとともに，地方自治法(昭和22年法律第67号)第138条第7項に従って議会の庶務を掌理し，議長を補佐して，議会の機能を充分に発揮できるように努めなければならない。
(2) 議員の出席数は，常に明確にしておかねばならない。
(3) 議事記録を誤らないよう注意しなければならない。
(委員会における服務)
第33条 委員会に出務した職員は，委員会の開会，閉会の日時及び出欠席委員の氏名並びに会議の要領を録取しなければならない。
第8章 補則
第34条 この規程に定めるものを除くほか，事務局の処務並びに職員の任免，分限，給与及び服務その他の身分取扱に関しては，町長の事務部局の例による。
附則
この規程は，公布の日から施行する。
別表(第26条関係)
部類 | 保存種別 |
第1類 議事 | 第1種(永久保存) 1 会議録 2 提出議案 3 議決書 4 委員会会議録 5 議長会に関する書類 6 議会に関する重要書類先例集 第2種(10年保存) 1 全員協議会記録 2 議会運営委員会記録 第3種 4年保存 1 議会において行う各種選挙の投票 2 議会に関する書類 |
第2類 庶務 | 第1種(永久保存) 1 職員その他人事に関する重要書類 2 庶務に関する重要書類 第3種(4年保存) 1 議員報酬費用弁償各種領収書 第4種(2年保存) 1 予算に関する書類 2 庶務に関する書類 |
第3類 簿冊 | 第1種(永久保存) 1 議会議員及び各種委員名簿 第3種(4年保存) 1 議員出席簿 2 議員報酬費用弁償請求整理簿 3 出張命令簿 4 備品台帳 第4種(2年保存) 1 予算差引簿 第5種(1年保存) 1 職員の時間外勤務命令簿及び整理簿 2 文書整理簿 3 職員賜暇及び遅参早退簿 4 会議室使用簿 5 送達簿 |
備考 前記以外の文書は、適当と認める保存種別に組入れるものとする。 | |